Impuestos en EE.UU.: Guía de Formularios y Documentos

Impuestos – Entrega 02

“La diferencia entre evasión fiscal y planificación fiscal es el grosor de una pared de prisión.” — Denis Healey, exministro de Hacienda británico..

Los documentos que debes conocer

Toda persona que trabaja en Estados Unidos recibe en enero varios formularios que resumen su actividad laboral del año anterior. Aunque muchos cubanos saben que los necesitan para declarar impuestos, no siempre entienden qué información específica contiene cada uno.

Estos formularios son fundamentales y están vinculados directamente al IRS. En ellos aparece toda la información sobre tus ingresos, los impuestos que ya te retuvieron y los derechos que tienes para reclamar reembolsos, deducciones o créditos. Conocerlos, revisarlos y conservarlos correctamente es esencial para presentar una declaración precisa y evitar problemas.

A continuación explicamos los más importantes con claridad y detalle.

Formulario W-2: el resumen anual de tu salario

¿Qué es?

El formulario W-2 es el documento fiscal más importante para cualquier persona que trabaja como empleado en Estados Unidos. La ley obliga a tu empleador a entregártelo antes del 31 de enero de cada año.

¿Qué información contiene?

El W-2 resume todo tu año laboral:

• Salario total recibido durante el año (incluye salario regular, horas extras, bonos y otros pagos)
• Impuestos federales retenidos
• Retenciones para Seguro Social
• Retenciones para Medicare
• Aportes realizados a planes de retiro patrocinados por el empleador, como el 401(k)
• Impuestos estatales (si aplica)
• Impuestos locales (si aplica)

Aclaración importante sobre horas extras (actualización OBBBA):

Las horas extras siguen formando parte del salario reportado en el W-2 y se incluyen completas como ingreso bruto. No obstante, bajo la One Big Beautiful Bill Act, la porción adicional (premium) de las horas extras que califique puede deducirse posteriormente en la declaración federal, reduciendo el ingreso sujeto al impuesto sobre la renta.
Esta deducción no se refleja directamente en el W-2, sino que se reclama al preparar el Formulario 1040, y no elimina las retenciones de Seguro Social ni Medicare.

¿Por qué es esencial?

Sin el W-2 no puedes presentar tu declaración de impuestos correctamente. El IRS recibe una copia directa de tu empleador. Si los datos que reportas no coinciden con los que el IRS ya tiene, tu declaración será rechazada o corregida automáticamente.

¿Qué hacer si no lo recibes?

Si a mediados de febrero aún no tienes tu W-2:

1. Contacta a tu empleador o ex-empleador
2. Confirma que tengan tu dirección correcta
3. Si no hay respuesta, llama al IRS al 1-800-829-1040
4. El IRS intervendrá y te orientará

Dato importante:

Si trabajaste en más de un empleo durante el año, recibirás un W-2 por cada uno. Todos son necesarios

Formulario W-4: cómo se determinan tus retenciones

¿Qué es?

El W-4 es el formulario que debes completar al comenzar un nuevo empleo. Sirve para indicarle a tu empleador cuánto debe retenerte en impuestos federales de cada cheque.

¿Por qué es relevante?

Aquí se define un punto clave del sistema fiscal estadounidense:

• Si te retienen menos de lo debido: pagarás al declarar
• Si te retienen más de lo necesario: recibirás un reembolso

El W-4 permite ajustar ese equilibrio.

¿Cuándo debes actualizarlo?

• Cambio de estado civil
• Nacimiento de un hijo
• Compra de vivienda
• Segundo empleo
• Cambios importantes en ingresos o deducciones

Observación práctica:

Algunas personas prefieren una retención mayor para recibir un reembolso. No es la opción más eficiente, pero puede funcionar como una forma disciplinada de ahorro.

Formulario 1099: ingresos sin empleador

¿Qué es?

El formulario 1099 se emite cuando recibes ingresos sin ser empleado, es decir, como contratista independiente o por otras fuentes.

Tipos más comunes:

• 1099-NEC: servicios profesionales o independientes
• 1099-MISC: alquileres, premios, otros ingresos
• 1099-INT: intereses bancarios
• 1099-DIV: dividendos de inversiones
• 1099-G: desempleo o reembolsos estatales

Diferencia clave entre W-2 y 1099

• Con W-2, los impuestos ya fueron retenidos
• Con 1099, no se retuvo nada

Ese ingreso es bruto. Debes separar entre 25% y 30% para impuestos.

Recomendación fundamental

Mantén una cuenta separada para impuestos. Cada vez que recibas un pago, transfiere de inmediato el porcentaje correspondiente. Ese dinero no es gasto disponible.

Formulario 1040: tu declaración anual

¿Qué es?

El formulario 1040 es la declaración principal del impuesto sobre la renta para personas físicas que son residentes fiscales en Estados Unidos. Es el documento que presentas cada año al IRS para informar tus ingresos, calcular tus impuestos y determinar si debes pagar o recibir un reembolso.

¿Qué incluye?

El Formulario 1040 consolida toda tu información fiscal anual:

1. Ingresos totales provenientes de todas las fuentes
2. Ajustes al ingreso permitidos por ley
3. Deducciones aplicables (estándar o detalladas)
4. Créditos fiscales para los que calificas
5. Resultado final: impuesto adeudado o reembolso a tu favor

Versiones y formularios relacionados

El Formulario 1040 estándar es la base del sistema.
Las situaciones especiales no se manejan con formularios distintos, sino mediante anexos complementarios (schedules) que se adjuntan al 1040 cuando corresponde.

Existen otros formularios relacionados pero que no sustituyen al 1040:

• 1040-NR, exclusivo para personas que no son residentes fiscales en EE.UU.
• 1040-X, utilizado únicamente para corregir o enmendar una declaración ya presentada

Schedule C: Ganancias o Pérdidas de Negocio

¿Qué es?

El Schedule C es el anexo del Formulario 1040 que se utiliza para reportar los ingresos y gastos de un negocio propio o de trabajo por cuenta propia. En él se reflejan tus ganancias netas, después de deducir los gastos ordinarios y necesarios para tu actividad.

¿Qué puedes deducir?

Entre los gastos más comunes y permitidos por el IRS se encuentran:

• Transporte y millaje: Puedes deducir los gastos relacionados con el uso de tu vehículo para fines comerciales. Existen dos métodos:
  1. Tasa estándar por milla: cada año el IRS establece un valor por milla de uso comercial. Incluye gasolina, mantenimiento, seguro y depreciación de manera integrada. Además, puedes agregar peajes y estacionamiento de negocio.
  2. Gastos reales: permite deducir los costos específicos en proporción al uso comercial, incluyendo gasolina, reparaciones, seguro, licencias, depreciación, peajes y estacionamiento. Solo se puede usar un método por vehículo por año.

• Herramientas y equipos: Todo lo que compras para operar tu negocio, como herramientas manuales, maquinaria, computadoras o equipos especializados. Solo deducible si se usan exclusivamente o mayormente en la actividad comercial.
• Suministros: Materiales que se consumen en el día a día del negocio, como papel, productos de limpieza, cartuchos de impresora, guantes o productos de embalaje. Se deducen completos, ya que se agotan con el uso.
• Uso parcial de la vivienda: Si trabajas desde casa, puedes deducir una proporción de gastos como renta, hipoteca, electricidad, agua y mantenimiento. Solo se aplica al espacio utilizado regularmente para el negocio.
• Teléfono celular (proporción de uso comercial): Puedes deducir la parte del gasto del celular o plan de datos que corresponde al uso del negocio. Por ejemplo, si usas tu celular 60% para trabajo y 40% personal, solo deduces el 60%.
• Seguros del negocio: Pólizas comerciales directamente relacionadas con tu actividad, como seguro de responsabilidad civil, seguro de propiedad comercial o seguro de vehículos usados en el negocio. Si un vehículo se usa parcialmente en la actividad, solo se deduce la proporción correspondiente bajo el método de gastos reales.
• Publicidad y marketing: Costos para promocionar tu negocio, como anuncios en redes sociales, folletos, tarjetas de presentación o diseño de página web. Todo lo que ayude a generar clientes y ventas es deducible.

Regla esencial:

Todos los gastos deben ser ordinarios y necesarios para tu actividad comercial, según lo define el IRS.

Advertencia:

El IRS revisa con especial atención las declaraciones que incluyen Schedule C. Cada gasto debe estar respaldado con documentación clara y precisa, como recibos, facturas o registros de millaje, para evitar problemas en caso de auditoría.

Entendiendo las retenciones (para empleados)

Para los empleados, los impuestos se pagan continuamente a lo largo del año. Cada vez que recibes un pago, de cada uno de ellos se descuentan automáticamente:

• Federal Income Tax (Impuesto federal sobre la renta): calculado según tu W‑4 y las tablas del IRS, aproximadamente 10%–37% según ingresos, estado civil y deducciones.
• Social Security (Seguro Social): financia jubilación, incapacidad y sobrevivientes. En 2025, el empleado paga 6.2% sobre salarios hasta $176,100; el empleador aporta otro 6.2%.
• Medicare: financia Medicare Part A. En 2025, el empleado paga 1.45% sobre todo el salario, más 0.9% adicional sobre ingresos superiores a $200,000; el empleador paga 1.45%.
• State Income Tax (Impuesto estatal): si aplica, varía según el estado (0%–13.3%).
• Local o municipal tax: algunas ciudades o condados aplican impuestos locales (0%–3%).
• Otras retenciones: aportes a planes de jubilación, seguros voluntarios, contribuciones sindicales, según corresponda.

Cuando presentas tu Declaración de Impuestos, no estás pagando tus impuestos, solo ajustas la diferencia entre lo que ya fue retenido y lo que realmente corresponde:

Un reembolso grande no siempre es dinero extra del gobierno. Para empleados, la mayor parte proviene de retenciones excesivas durante el año, es decir, tu propio dinero que estuvo retenido y no estuvo disponible para tu uso.

Sin embargo, también puede incluir créditos fiscales (por ejemplo, Child Tax Credit o Earned Income Credit), que aumentan el reembolso aunque tus retenciones fueran exactas o bajas. Por eso, un reembolso refleja la combinación de retenciones pagadas y créditos fiscales aplicables, no un premio ni un regalo del gobierno.

Importante:

Este mecanismo aplica únicamente a empleados con retenciones automáticas en su W‑2.

¿Y si no eres empleado?

Si trabajas por cuenta propia o como contratista independiente (1099), no tienes retenciones automáticas. En su lugar, tú eres responsable de pagar directamente al IRS lo que corresponde tanto por el impuesto sobre la renta como por los impuestos de FICA (Social Security y Medicare). En este caso:

• No hay empleador que pague la mitad de Social Security y Medicare. Tú pagas ambas partes.
• El impuesto por cuenta propia (self‑employment tax) combina:
  • 12.4% para Social Security sobre tus ganancias netas hasta el límite de $176,100 en 2025,
  • 2.9% para Medicare sobre todas tus ganancias netas.
  • Además, si tus ingresos superan ciertos umbrales ($200,000 individual, $250,000 conjunto), pagas un 0.9% adicional de Medicare sobre lo que exceda ese límite.

Este impuesto se calcula en el Schedule SE y se paga mediante pagos estimados trimestrales durante el año.

​Fechas clave que no se pueden ignorar

• 15 de abril: fecha límite para presentar tu declaración y pagar cualquier impuesto pendiente.
• Extensión con Formulario 4868: permite más tiempo para presentar la declaración, pero no extiende el plazo para pagar impuestos.
• Pagos estimados para trabajadores por cuenta propia: deben realizarse trimestralmente (abril, junio, septiembre y enero). No hacerlo genera multas e intereses automáticos.

Próximos pasos

Entender estos documentos es solo el primer paso. En la próxima entrega profundizaremos en:

• Deducciones vs. créditos fiscales
• Tramos impositivos
• Errores frecuentes y cómo evitarlos

Dominar estos conceptos no solo te ayuda a cumplir correctamente con la ley, sino que te permite aprovechar el sistema a tu favor de manera legal y estratégica.

Más sobre impuestos: Visita usa.gov

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